La comunicazione interna in azienda: 5 step fondamentali per il massimo coinvolgimento

Affinché un’azienda massimizzi le possibilità di successo, dovrebbe fare della comunicazione una delle sue massime priorità, soprattutto quando si lancia un nuovo business.

1. Valutare l’ ambiente di comunicazione aziendale

La comunicazione interna ha significati diversi a seconda della tipologia di impresa. Prima di poter sviluppare una strategia che sia adatta, è importante valutare nello specifico l’ambiente di comunicazione aziendale. In genere, questo si riduce a tre cose:

Ufficio, remoto o ibrido?

Come opererà il business? In un ufficio convenzionale, completamente in remoto, o attraverso un modello ibrido? In un ambiente d’ufficio, la comunicazione è più facile e un po’ più diretta. In un ambiente remoto, le piattaforme di comunicazione digitale sono fondamentali per il vostro successo. In un modello ibrido, si ha il potenziale per ottenere il meglio di entrambi i mondi. Tuttavia, bisogna saper affrontare le sfide poste sia dalla comunicazione da remoto che da quella in persona in modo snello e senza sovrapposizioni. (approfondimento qui)

Cultura organizzativa

Successivamente, è importante pensare alla cultura organizzativa e ai valori che devono essere presenti nell’ ambiente di lavoro. Come volete che le persone comunichino tra loro? Qual è l’atmosfera dell’ufficio? Informale o formale? 

Piani per il futuro

Infine, bisogna pensare ai piani per il futuro. Gestire la comunicazione interna quando il team ha solo tre persone è banalmente facile. Ma cosa succede quando si hanno 100 dipendenti alla fine dell’anno? O 1.000 dipendenti alla fine del prossimo anno? Le strategie di comunicazione che vanno bene per le micro-imprese sono diverse rispetto alle medie e grandi imprese. Per questo è importante avere un piano che guidi l’impresa al cambiamento.

2. Scegliere e integrare gli strumenti di comunicazione appropriati

Una delle migliori strategie è quella di scegliere e integrare una vasta gamma di strumenti di comunicazione diversi.

Nell’odierno ambiente aziendale digitalmente dominante, non esiste un unico canale di comunicazione che funzioni ugualmente bene per tutte le applicazioni. Per avere successo, è importante una combinazione di telefonate, e-mail, messaggi istantanei, interazioni con le piattaforme di gestione dei progetti e altro ancora.

E’ importante quindi scegliere le piattaforme giuste per le esigenze aziendali, ottimizzando l’intuitività, l’efficienza e il costo. Ma non solo, bisogna assicurarsi che i dipendenti siano in grado di usare questi strumenti rapidamente e facilmente.

3. Documentare il flusso di comunicazione e le best practice.

Una volta scelti gli strumenti, è importante documentare il flusso di comunicazione ideale e alcune buone pratiche per comunicare internamente.

A seconda della cultura organizzativa e del numero di dipendenti, questo potrebbe essere minimalista o robusto. Bisogna spiegare la filosofia di comunicazione ed elencare i valori fondamentali di comunicazione interna. Questo potrebbe includere cose come la semplificazione, la trasparenza, il rispetto reciproco e l’organizzazione efficace.

4. Dare l’esempio

Il modo migliore per incoraggiare buone abitudini di comunicazione all’interno dei team è quello di dare l’esempio.

Le persone guarderanno a come i leader formulano i propri approcci comunicativi, quali canali di comunicazione vengono utilizzati e quando, se i messaggi sono lucidi e precisi, per poi seguirne le orme.

5. Raccogliere e distribuire feedback.

Infine, non bisogna trascurare il potere dei feedback. Il feedback può essere lo strumento indispensabile per migliorare la comunicazione interna.

Raccogliere i feedback dei dipendenti aiuterà a capire quali sono le maggiori preoccupazioni del team e gli ostacoli alla comunicazione. Di conseguenza, sarà possibile attuare cambiamenti positivi. Dare un feedback ai dipendenti aiuterà ad allenare i singoli membri del team a diventare migliori comunicatori.

Una migliore comunicazione non avviene da un giorno all’altro e affidarsi a professionisti sicuramente accelera il processo evitando errori di percorso. 

K-Change è al fianco delle imprese nella realizzazione di campagne di comunicazione interna ad hoc. Maggiori info nella sezione dedicata.

(Tratto da Forbes.com)